Funktionsbereiche von A – Z

Funktionsbereiche von A – Z

Hier finden Sie einen kleinen Auszug aus den Funktionsbereichen der von uns angebotenen Softwarelösungen. Gerne ermitteln wir mit Ihnen, welche Lösung in welcher Ausbaustufe Ihre Anforderungen optimal abdeckt.

Angebotskalkulation
APPs (Smartphone oder Tablet)
Archivierung
Aufmaßerfassung
Auftragsbearbeitung
Auswertungen
Barverkauf / Kasse
Bestellwesen
BDE (Betriebsdatenerfassung)
Buchungserfassung
Chargenverwaltung
Controlling
CRM (Customer-Relationship-Management)
DMS (Document management system)
DATANORM – Schnittstelle
DATEV – Schnittstelle
EDI / Edifact
Fertigungsaufträge
Finanzbuchhaltung
GAEB – Schnittstelle
Girostar – Schnittstelle
Historie
Kassenbuch
Kennzahlen
Kommissionierung
Konsolidierung
Kostenrechnung
Lagerwirtschaft
Mahnwesen
MDE (mobile Datenerfassung)
Nachkalkulation
OP Verwaltung
Produktion
Projektverwaltung
Rahmenverträge
Rechnungswesen
Sammelrechnungen
Schnittstellen
Serienbriefe
Seriennummernverwaltung
Shop – Schnittstelle
Stammdaten
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Warenwirtschaft
Wartung & Service
Zahlungsverkehr
Zeiterfassung
Zeitmodelle
Zugangskontrolle
ZUGFeRD – Schnittstelle
Zusammenfassende Meldung (Quartalsmeldung)
Angebotskalkulation

Sie erfassen und kalkulieren Ihre Angebote direkt am Bildschirm und greifen dabei auf hinterlegte Artikel und Kalkulationswerte zurück. Besonders einfach wird die Erfassung wenn die Darstellung am Bildschirm mit dem späteren Druck exakt übereinstimmt.

APPs (Smartphone oder Tablet)

Durch APPs haben Sie auch von unterwegs Zugriff auf Ihre Daten. Sie können Kundendaten und Auftragsdaten auf Ihrem Smartphone oder Tablet einsehen oder bearbeiten. Bearbeiten Sie Reparaturaufträge von unterwegs. Erfassen Sie Ihre Aufmaße vor Ort oder greifen auf bereits angelegte Aufmaße zu. Die Zeiterfassungs-App ermöglicht Ihren Mitarbeitern von unterwegs Zeiten zu buchen.

Archivierung

Revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches sowie der Abgabenordnung und den GoBD an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt.

Aufmaßerfassung

Damit Aufmaße, die Sie beim Kunden aufgenommen haben, nicht in der Zettelwirtschaft verloren gehen, können diese in TopKontor Handwerk im Aufmaßcenter aufgenommen werden. Diese Aufmaße bilden sowohl die Basis für die Kalkulation eines Angebotes als auch für die Erstellung der Rechnung. Im Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Aufmaße erstellen können, wie der Formelassistent funktioniert und wie Sie aus dem Aufmaßcenter heraus ein Angebot, eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung erstellen können. Selbst ein Aufmaßblatt mit einer Komplettübersicht über Ihre Aufmaße lässt sich schnell und einfach ausdrucken.

Auftragsbearbeitung

Einkauf und Verkauf sind die wichtigsten Funktionen für Ihren laufenden Geschäftsbetrieb. Eine effiziente Auftragsabwicklung hilft Ihnen, diese Kernprozesse zu steuern.

  • Erstellen Sie detaillierte Angebote und Aufträge und überprüfen Sie jederzeit den Auftragsstatus.
  • Lassen Sie Sich Bestellvorschläge unterbreiten, um Ihren Einkauf zu optimieren.
  • Bilden Sie auch komplexe steuerrechtliche Anforderungen ab – über Ländergrenzen hinweg.
Auswertungen

Auswertungen und Übersichten verschaffen Ihnen einen Überblick über Ihr Unternehmen. Neben gesetzlich vorgeschriebenen Auswertungen, sind zielgenaue Auswertungen und Übersichten aus Warenwirtschaft und Rechnungswesen eine sichere Basis für betriebliche Entscheidungen.

  • Auftragsbestand
  • Lieferbestand
  • Offene Angebote
  • Bestellungen (mit Lieferverzug)
  • Lagerbestand
  • Umsatzauswertungen (Kunden / Lieferanten / Artikel)
  • OP-Listen (Kundenforderungen / Lieferantenverbindlichkeiten)
  • Gewinn- /Verlustrechnung
  • Bilanzauswertungen
Barverkauf / Kasse

Mit dem Modul Barverkauf / Kasse können Sie Barverkäufe effektiv abwickeln. Sie können entsprechende Kassenhardware mit Kassenlade, Bondrucker und Display verwenden oder die Kasse auf Ihrem PC installieren. Beim Erstellen eines Beleges wird direkt auf die zentralen Stammdaten des Programms zugegriffen.

Bestellwesen

Das Bestellwesen unterstützt Sie bei allen Arbeiten rund um die Beschaffung. Die Disposition ermittelt aus den Geschäftsvorfällen des Verkaufs und des Einkaufs und des aktuellen Lagerbestand die erforderlichen Bestellmengen um den Bedarf zum richtigen Zeitpunkt zu decken. Sie erstellen Preisanfragen, Bestellungen und Liefermahnungen falls die Lieferung nicht rechtzeitig eintrifft. Wareneingangsbuchungen buchen die Mengen ans Lager und Rechnungseingangsbuchungen prüfen die Eingangsrechnungen und stellen diese der Buchhaltung bereit.

BDE (Betriebsdatenerfassung)

Auftragsbezogene Zeiterfassung per Terminal und die mobile Erfassung von Material- und Auftrags- und Produktionsbuchungen über mobile Barcode-Scanner sind Bestandteile der Betriebsdatenerfassung.

Buchungserfassung

Hier werden die Buchungen zu den Geschäftsvorfällen systematisch und vollständig erfasst. Rechnungsausgangsbuchungen können vom System anhand der erstellten Rechnungen automatisch erzeugt werden. Bei einer zusätzlich eingerichteten Kostenstellenrechnung werden die Beträge außerdem auf die entsprechenden Kostenstellen verteilt.

Chargenverwaltung

Die Verwaltung von Chargenpflichtigen Artikeln stellt besondere Anforderungen an Ihr ERP-System. Die Chargen können hier durchgängig vom Wareneingang über Lagerbewegungen bis zum Verkauf verwaltet werden. Bei Eingabe in der Positionserfassung erfolgt eine Überprüfung der Positionsmenge zu der erfassten Menge von Chargenartikeln. Bei der Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen können die Chargen ausgewiesen werden. Über den Chargennachweis können Sie nachvollziehen was mit Chargen von chargenpflichtigen Artikeln geschehen ist.

Controlling

Daten aus Buchhaltung und Warenwirtschaft liefern die Kennzahlen für Ihr Controlling. Zahlreiche Reports und Auskünfte mit Vorjahresvergleich und Ist/Planvergleich stehen zur Verfügung. Die Chefübersicht zeigt alle wichtigen Daten auf einen Blick.

CRM (Customer-Relationship-Management)

CRM (Kundenbeziehungsmanagement) bedeutet die konsequente Ausrichtung Ihres Geschäftes auf Ihre Kunden. Das Kontakt- und Vertriebsmanagement ist der zentrale Baustein, in dem alle Kontakte mit dem Kunden, wie Telefongespräche, Mails, Geschäftsdokumente etc. gesammelt werden. Das CRM-System ist die Basis für umfassende Marketing-Kampagnen. Die optimale Ausstattung für Ihren Vertrieb.

DMS (Document management system)

Archivieren Sie Papierdokumente, digitale Dokumente, E-Mails und E-Mail-Anlagen. Eingescannte Seiten werden ergonomisch zu Dokumenten zusammengestellt und verschlagwortet. Mit speziellen Drucktreibern werden selbst erstellte Dokumente vollautomatisch und revisionssicher archiviert. E-Mail-Konten können voll- oder halbautomatisch archiviert werden. Der Volltextindex ermöglicht die Recherche selbst nach lediglich bekannten Textfragmenten.

DATANORM – Schnittstelle

DATANORM ist ein Dateiformat für den Datenaustausch von Artikelstammdaten zwischen Großhandel und Handwerksbetrieb. Über diese Dateien können Artikel und Preisinformationen in das Kalkulationsprogramm eingelesen werden. Über Warengruppen und Rabattgruppen werden die konkreten Einkaufspreise für die Kalkulation bereitgestellt. Sie erhalten zunächst Daten für die Erstanlage, zukünftig werden entsprechende Änderungsdatensätze mit Neuanlagen, Löschungen und Änderungen angeboten.

DATEV – Schnittstelle

Über die DATEV-Schnittstelle können Sie die Buchungsdaten im DATEV-Format an Ihren Steuerberater weiterleiten. In Abstimmung mit dem Steuerbüro werden die entsprechenden Grundeinstellungen, wie Datei-Format, Mandanten-Nummer, Berater-Nummer etc. vorgegeben. Es können Buchungen und Kontenbeschriftungen übertragen werden.

EDI / Edifact

Edifact steht für Elektronic Data Interchange for administraion, commerce and transport. Es ist der Name eines EDI-Standardformates im Bereich Handel.

EDI beschreibt im Allgemeinen den strukturierten, elektronischen Datenaustausch zwischen zwei Handelspartnern. Im speziellen ist damit meistens der Austausch von Geschäftsnachrichten oder Stammdaten gemeint. Beispielsweise erhält ein Lieferant von einer Handelskette elektronisch Bestellungen. Der Erhalt der Bestellung wird elektronisch bestätigt (Auftragsbestätigung). Die entsprechenden Lieferscheine und Rechnungen werden ebenfalls über den elektronischen Datenaustausch gesendet.

Fertigungsaufträge

Mit dem Fertigungsauftrag werden alle für die Fertigung relevanten Informationen für die Produktion bereitgestellt.

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Es werden alle Aufwendungen und Erträge zur Ermittlung des Unternehmensergebnisses in der GuV-Rechnung erfasst.

 

GAEB – Schnittstelle

GAEB ist die Abkürzung für Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen.

Der GAEB-Datenaustausch ist ein standardisierter Austausch von Bauinformationen über die GAEB-Schnittstelle. Über diese Schnittstelle können die GAEB-Dateien 81, 82, 83 und 85 in den Leistungsstamm bzw. in die Belegerfassung importiert werden. Anschließend werden die Positionen kalkuliert und das Angebot als GAEB-Datei wieder an den Absender verschickt.

Girostar – Schnittstelle

Mit dem Modul Girostar können die Umsätze der Girokonten offenen Posten, Kunden, Lieferanten und Konten des Rechnungswesens weitgehend automatisch zugeordnet werden. Dabei werden Skonti und Kulanzen berücksichtigt und eine automatische Auszifferung von Kleinstbeträgen durchgeführt.

Historie

In der Historie zu einer Adresse sind alle bisher angelegten Dokumente zu finden. Es können verschiedene Filter und Sortierungen aktiviert werden. Aus der Historie heraus können die Dokumente direkt geöffnet werden.

Kassenbuch

Im Rechnungswesen ist es möglich ein Kassenbuch zu führen. Die Buchungen werden mit vordefinierten Belegarten ausgeführt. Anschließend werden die Buchungen per Buchungsübergabe in die entsprechende Periode übergeben.

Kennzahlen

Über Auswertungen (Chefliste) und Auskünfte haben Sie schnellen Zugriff auf Kennzahlen Ihrer Geschäftstätigkeit.

Beispielsweise können

  • Trendvergleich
  • Neukundenanzahl
  • Neukundenumsatzanteil
  • TOP Kundenforderungen
  • TOP Kunden- / Artikel- / Vertreterumsätze
  • Auftragseingangswerte
  • Durchschnittswert der Auftragseingänge
  • Lagerwert

als Kennzahlen für Geschäftsführer generiert werden.

 

Kommissionierung

Die Kommissionierung nutzt Informationen aus der Auftragsbearbeitung und der Lagerwirtschaft um Picklisten für die Kommissionierung zu erstellen, mit denen sich die Artikel für Kundenlieferungen effizient zusammenstellen lassen.

 

Konsolidierung

Die Konsolidierung ermöglicht es Ihnen, Bilanzen und Sachkonten und andere Auswertungen über mehrere Mandanten durchzuführen und diese konsolidierten Auswertungen durch weitere Buchungen zu ergänzen.

Kostenrechnung

Die Kostenrechnung verteilt die Buchungsbeträge innerbetrieblich zusätzlich auf Kostenstellen und Kostenträger. Hier können Sie mit Planwerten arbeiten um später einen Soll-/Istvergleich zu erhalten. Bei umfassenderen Kostenrechnungen können Sie die erweiterte Kostenumlage verwenden, um Kosten nach einem selbst erstellten Verteilungsplan umzulegen.

Lagerwirtschaft

Die grundlegenden Funktionen der Lagerverwaltung sind das Buchen von Zugängen, Entnahmen und Lagerbewegungen sowie die Bestandsauskunft. Die erweiterte Lagerwirtschaft bietet darüber hinaus die Verwaltung unterschiedlicher Lagertechniken, wie Hochregallager, Flächenlager und Blocklager. Artikelspezifische Entnahmeverfahren, wie LIFO / FIFO können festgelegt werden. Eine chaotische Lagerhaltung mit entsprechender Lagerplatzzuordnung und entsprechenden Ein- und Auslagerungsstrategien ist möglich.

Mahnwesen

Mithilfe des Mahnwesens erstellen Sie Mahnungen und Überweisungsträger für OPs, deren Zahlungstermine überschritten sind, sowie Saldenbestätigungen für Ihre Kunden und Lieferanten.

MDE (mobile Datenerfassung)

Die mobile Datenerfassung (MDE) ermöglicht es Ihnen, Artikel und Lagerbewegungen über Barcodes mit mobilen Erfassungsgeräten zu erfassen und zu buchen. Das hilft Erfassungsfehler zu vermeiden und bringt eine erhebliche Zeitersparnis.

Nachkalkulation

Innerhalb der Nachkalkulation können Sie die tatsächlich angefallenen Kosten zu einem Projekt, getrennt nach Kostenarten erfassen. Schon während der Projektabwicklung können so Soll-/Istabweichungen festgestellt werden.

OP Verwaltung

Die OP Verwaltung hilft Ihnen den Überblick über Ihre unbezahlten Kunden- und Lieferantenrechnungen zu behalten. Erstellte Ausgangsrechnungen landen automatisch in der OP Verwaltung und werden mit dem entsprechenden Zahlungseingang ausgebucht. Überfällige Zahlungen können leicht ermittelt werden und mit entsprechend automatisch erzeugten Mahnschreiben werden Ihre Kunden an den Zahlungsausgleich erinnert. Eingangsrechnungen werden ebenfalls vom System überwacht und mit dem enthaltenen Zahlungsverkehr können fällige Zahlungen einfach an Ihre Banksoftware übergeben werden. Aus der OP Verwaltung können die Buchungen per Schnittstelle an Ihre Buchhaltung oder per DATEV Schnittstelle direkt an Ihren Steuerberater übermittelt werden.

Produktion

Fertigungsunternehmen unterstützt das Produktionsmodul in sämtlichen Bereichen der Material- und Zeitwirtschaft. Eine mehrstufige grafische Darstellung aller zur Herstellung eines Produktes benötigten Materialien und Tätigkeiten bildet die Grundlage für Vorkalkulation, Stücklisten, Arbeitspläne, Fertigungsaufträge, Bestellvorschläge, Auslastungsüberwachung und Nachkalkulation.

Projektverwaltung

Innerhalb der Projektverwaltung (Handwerk) werden sämtliche zum Projekt erstellten Dokumente, wie Angebote, Aufträge, Aufmasß, Lieferscheine, Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und Schlussrechnung angezeigt. Ebenso können externe Dokumente wie Bilder und Zeichnungen zugeordnet werden. So halten Sie immer den Überblick.

Rahmenverträge

In Rahmenverträgen wird festgelegt, in welchem Zeitraum/Termin ein Artikel mit welcher Menge und zu welchem Preis gekauft oder verkauft wird. Das erleichtert Ihnen und Ihren Geschäftspartnern die Disposition und gibt Planungssicherheit.

Rechnungswesen

Zum Rechnungswesen gehören neben der Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung auch der Zahlungsverkehr (incl. elektronischem Datenträgeraustausch), das Mahnwesen, die Kostenrechnung und die Bilanzierung.

Sammelrechnungen

Mit Sammelrechnungen können gelieferte und noch nicht berechnete Auftragspositionen eines Kunden zusammengefasst werden.

Schnittstellen

Zum Datenaustausch stehen vielfältige Schnittstellen zur Verfügung. Datenimportschnittstellen für Stammdaten bieten zum Beispiel den Import von Kunden-, Artikel und Preisinformationen. Die GAEB-Schnittstelle ermöglicht den Import von öffentlichen Ausschreibungen. Für den Datenexport stehen Schnittstellen wie die DATEV-Schnittstelle für die Übergabe von Buchungsdaten an das Steuerbüro zur Verfügung. Die EDI-Schnittstelle wird zum Belegaustausch zwischen Geschäftspartnern verwendet.

Serienbriefe

Auf der Grundlage Ihrer gespeicherten Kundendaten können Sie im Handumdrehen Serienbriefe erstellen. Aus einem vorbereiteten Text und den nach verschiedenen Kriterien selektierten Adressen werden die Serienbriefe generiert.

Seriennummernverwaltung

Seriennummernpflichtige Artikel können entsprechend gekennzeichnet werden. Bei allen Einkaufs- und Verkaufsbelegen wird die Seriennummer angegeben. So können Sie jederzeit nachvollziehen woher die Artikel bezogen wurden und wie sie verwendet wurden.

Shop – Schnittstelle

Mit der Shop-Schnittstelle realisieren Sie den Datenaustausch zwischen Warenwirtschaft und Ihrem Online-Shop. Artikeldaten aus der Warenwirtschaft werden für den Shop bereitgestellt und hochgeladen. Auftragsdaten werden beim Shop abgeholt und der Status der Lieferung wird zurückgemeldet.

Stammdaten

Regelmäßig benötigte Informationen werden in verschiedenen Stammdatenbereichen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Artikel, Preise, Leistungen, Textbausteine … ) abgelegt. Die Stammdaten bilden die Grundlage für die Erfassung der Belege und Buchungen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Im Regelfall sind Sie monatlich oder quartalsweise zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt verpflichtet. Aus den erfassten Buchungen der Finanzbuchhaltung werden die Daten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ermittelt und für die Anmeldung bereitgestellt. Mit der ELSTER-Übertragung können die Daten direkt an das Finanzamt übermittelt werden.

Warenwirtschaft

Das Warenwirtschaftssystem unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsvorfälle. Es umfasst die Erstellung von Verkaufsbelegen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, ..), Einkaufsbelegen (Anfrage, Bestellung, Wareneingang, ..), der Lagerhaltung und weiteren Funktionen wie Absatzplanung, Produktion, Vertreterabrechnung etc.

Wartung & Service

Das Modul Wartung & Service hilft Ihnen dabei, Ihre Wartungsaufträge optimal zu verwalten. Damit wird das Planen, Erstellen und Berechnen fälliger Serviceaufträge automatisch möglich. Jederzeit ermöglichen Ihnen Messprotokolle und Anlagenhistorie einen Blick auf den Stand jeder einzelnen Anlage seit der letzten Wartung.

Zahlungsverkehr

Der Zahlungsverkehr überwacht Ihre Verbindlichkeiten und Forderungen. Unter Berücksichtigung der Skontofrist und Zahlungsziele schlägt der Zahlungsverkehr die günstigsten Zahlungs- bzw. Einzugstermine vor. Eine manuelle Erstellung von Zahlungsvorschlägen ist ebenfalls möglich.

Zeiterfassung

Mit der Personalzeiterfassung werden die Kommen- und Gehen-Zeiten minutengenau erfasst. Bei der Projektzeiterfassung werden Zeiten auftrags-/projekt- und tätigkeitsbezogen erfasst und ermöglichen eine genaue Nachkalkulation Ihrer Projekte. Die Erfassung erfolgt wahlweise über hochmoderne Zeiterfassungsterminals, mobile Erfassung per Handy-App oder über ein einfaches Erfassungsprogramm am PC. Mit dem Reportgenerator erzeugen Sie individuell gestaltbare Berichte und Auswertungen aus den erfassten Buchungen.

Zeitmodelle

In den Arbeitszeitmodellen werden die jeweiligen Arbeitszeiten und die Pausenzeiten hinterlegt. Die Zeitmodelle werden den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet.

Zugangskontrolle

Mit der Zutrittskontrolle steuern Sie den Zutritt von Mitarbeitern zu bestimmten Räumen und geschützten Bereichen. Für den Zutritt können Sie ein Regelwerk hinterlegen, welches den Mitarbeitern zu einer bestimmten Zeit den Zutritt zu einem Raum oder Bereich freigibt.

ZUGFeRD – Schnittstelle

ZUGFerD (Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronische Rechnungen. Über diese Funktion können Rechnungen schnell und bequem per E-Mail an den Rechnungsempfänger gesendet werden.

Zusammenfassende Meldung (Quartalsmeldung)

In der Zusammenfassenden Meldung werden innergemeinschaftliche Lieferungen und/oder innergemeinschaftliche sonstige Leistungen gemeldet (an das Bundeszentralamt für Steuern). Sie dient zur Kontrolle der Umsatzsteuermeldung des Erwerbers. Die Meldung wird direkt im ELSTER-Verfahren übertragen.

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